Zelf geef ik deeltijds les en moet ik regelmatig vergaderen over uiteenlopende onderwerpen en in verschillende contexten. Op basis van die gecombineerde ervaring zag ik parallellen en formuleerde enkele handvaten. Geen gouden oplossing, eerder een richting.
Vergaderingen hebben de reputatie saai, vervelend en overbodig te zijn. Voor velen een noodzakelijk kwaad. Toch blijven we kalenders vullen alsof samenzijn op zich al een oplossing is. Ik hoor vaak mensen hun ongenoegen uiten, maar zelden iemand die daar mee aan de slag gaat. Misschien omdat ze niet weten hoe? Een degelijke voorbereiding zou dit euvel de wereld uit helpen. Daar heeft elke betrokkene baat bij.
Beeld je in:
Je ontvangt via mail een uitnodiging voor een vergadering van jouw collega. Onderwerp is “overleg met Bart“ zonder omschrijving. Je accepteert. Je bent aanwezig voor het overleg en jouw leidinggevende steekt van wal met een vage uitleg over een project waar je niet bij betrokken bent. Er wordt wat gediscussieerd tot een collega het gesprek moet verlaten voor een andere meeting. Ondertussen gaat de discussie verhit verder. Jij wordt gevraagd naar jouw input. Sommigen zijn het eens. Andere blijven hameren op hun standpunt, ook al was dat onderwerp tien minuten geleden afgesloten. Er lijken geen echte beslissingen te worden genomen. Het hele gebeuren wordt afgerond om later verder op te pikken.
Klinkt herkenbaar?
Of dit:
Een vergadering wordt ingepland om het verloop van een project te bespreken waar jij aan meewerkt als externe partner samen met twee collega’s. Dit overleg gaat door bij de klant. Helaas, veel file, dus te laat ter plaatse niettegenstaande op tijd te zijn vertrokken. Jullie excuseren, krijgen iets te drinken aangeboden en nemen snel plaats om te starten. Terwijl de laatste informele gesprekken nog weerklinken, begint de moderator te overlopen wat er volgens hem eerst besproken moet worden. Dan geeft hij het woord aan de verantwoordelijke van die afdeling. Deze schuift de micro op zijn beurt naar jou om te presenteren wat de stand van zaken is. Je toont jouw voorstel en licht het achterliggende denkwerk toe om vervolgens de bal terug te kaatsen met vragen i.v.m. onduidelijkheden. Enkele collega’s van de andere partij gaan in discussie over mogelijke antwoorden. Er blijken verschillende belangen te vermengen binnen hun werking en meningen lopen zeer ver uit elkaar over de beste aanpak. Uiteindelijk kan de moderator de gemoederen bedaren door een intern overleg voor te stellen en nadien terug te koppelen voor verdere uitwerking. In tussentijd moet jij dan maar aan iets anders werken.
Al iets dergelijks meegemaakt?
Er zijn nog veel meer voorbeelden te geven, en veel slechtere meetings denkbaar. Geen fijne ervaring zoiets. Er werd veel tijd verspild van alle betrokken partijen omdat te licht werd gegaan over de beslissing om een overleg in te plannen.
Stap even mee in volgende gedachtegang:
In verschillende opzichten valt een vergadering te vergelijken met een les. Als leerkracht ben je de moderator van het gesprek. Je legt iets op tafel om met één of meerdere personen tot nieuwe inzichten te komen.
Enkel wordt aan lesgeven hoge eisen gesteld.
Als lesgever moet je weten welke inhoud je wil behandelen en in welke volgorde, op welke manier je die wil aanbrengen en hoe je herkent of dat gelukt is. Je moet op de hoogte zijn van het aantal leerlingen en hun noden. — Waarom zitten ze daar? Welke voorgeschiedenis hebben ze elk? Zijn er leerlingen met specifieke moeilijkheden? — Om niet te spreken van gedrag en volgsystemen of administratie… De lijst is lang en de maatschappelijke verwachtingen worden alsmaar hoger.
Een leerkracht die voor de klas staat zonder voorbereiding wordt daar onverbiddelijk op afgerekend. Leerlingen stellen je op de proef, zowel kinderen als volwassenen, en voelen snel genoeg aan wanneer de leerkracht geen vat heeft. Gebrek aan de juiste voorbereiding leidt tot eenzelfde conclusie: saai.
Vanuit dit denkkader worden onderstaande stappen hopelijk vanzelfsprekend.
Wat volgt zijn suggesties om de volgende vergadering beter te laten verlopen.
Waarover gaat de vergadering? Wat moet zeker aan bod komen? Knip al de rest er uit.
Kan dit via mail? Is een overleg écht nodig?
Is er een belangrijke volgorde? Moet er iets vooraf gebeuren aan het overleg? Wanneer is het beste tijdstip en hoe lang zal strikt noodzakelijk zijn om de inhoud te behandelen?
Wie moet écht bij de vergadering zijn? Laat anderen rustig verder werken. Waarom deze personen? Welke bijdrage verwacht je van hen? Wat weten deze mensen al? Wat moet je nog uitleggen?
Richt de ruimte in of zorg dat je vertrouwd bent met het digitale platform dat jullie gebruiken. Wat staat waar? Wanneer heb je dat nodig? Waar of hoe komen deelnemers binnen in de ruimte? Hoe start je het gesprek op?
Houd de timing in het oog. Dat betekent op tijd beginnen, agendapunten niet laten uitlopen of verzanden in irrelevante discussies. Kom nooit terug op een agendapunt tenzij in een korte vermelding ter bekrachtiging of vervolg.
Geef suggesties om op te reageren i.p.v. open vragen. Stuur indien nodig wie aan het woord komt. Een moderator moet zowel gericht het woord geven aan iemand als personen (vriendelijk, doch direct) laten zwijgen.
Stuur een verslag uit. Dat mag een samenvatting zijn, enkele actiepuntjes of gerichte feedback. Toon wat het overleg heeft opgeleverd voor elk van de deelnemers.
Wie niet zelf de vergadering organiseert of modereert heeft evenwel de verantwoordelijkheid op te komen voor de kostbare eigen tijd. Garandeer dat het niet verspild wordt door jouw eigen voorbereiding te treffen. Waarover gaat de meeting? Moet jij iets voorzien? Waar gaat het door? Wat is de impact op jouw agenda? Wie zal nog aanwezig zijn?
Kortom: Heeft de meeting nut om jouw tijd aan te besteden?
Een docent zei me ooit: Een les begint wanneer jij dat wil. Dat kan bijvoorbeeld bij het klinken van een belsignaal, maar evengoed in de gang op weg naar de klas of pas na enkele minuten in het lokaal. Er hoeft niet één vaste manier te zijn.
Een vergadering kan starten vanaf de mail die je stuurt om uit te nodigen of de uitnodiging die je zelf ontvangt. Misschien is het een informeel gesprek ‘s middags dat zich verderzet in een diepgaande discussie over de gang van zaken binnen de organisatie. De start bepaalt mee de algemene ervaring van zo’n moment.[1]
Dat is ook de deelnemerskant van dezelfde voorbereiding.